DATEVconnect
Da eine grundlegende Voraussetzung für die Registrierung und Nutzung unserer Software die DATEVconnect Schnittstelle ist, haben wir uns entschlossen, der DATEVconnect Schnittstelle einen eigenen Artikel zu widmen.
Dieser ist vermutlich auch für Ihren IT-Verantwortlichen relevant, da die DATEVconnect Schnittstelle nicht so einfach eingerichtet werden kann.
Wie funktioniert DATEVconnect eigentlich?
DATEVconnect ist mit Stand Januar 2018 noch eine neue und wenig verbreitete Schnittstelle des DATEV Rechnungswesens und für den Anwender derzeit kostenfrei mit zu lizensieren. Die Schnittstelle ist auf jedem DATEV Server derzeit automatisch mitinstalliert. Das bedeutet also, dass es sich um keine Schnittstelle in der Cloud handelt, sondern Ihren DATEV Server mit einer Cloud Schnittstelle versieht, damit Cloud Dienste auf diese und damit auch auf die Daten Ihrer Buchhaltung zugreifen können. Nun denken Sie sicher, dass das ja alles gar nicht sicher sei - aber wie von DATEV gewohnt, gibt es natürlich die Möglichkeit, einen eigenen Benutzer für DATEVconnect anzulegen und auf bestimmte Funktionen und Mandanten zu beschränken.
Im Prinzip ist die DATEVconnect Schnittstelle eine Art kleiner Webserver, der sich neben dem Rechnungswesen installiert. Sie können die DATEVconnect Schnittstelle an jedem Server bzw. Computer aktivieren (installiert ist sie meist in der Grundinstallation schon, außer Sie haben eine spezielle Installation vorgenommen), der ein vollwertiges DATEV Rechnungswesen installiert hat. Da Sie die Schnittstelle in der Regel aber immer verfügbar haben möchten, wäre es sinnvoll, diese Schnittstelle am DATEV Server zu aktivieren.
Es wird dann ein spezieller Nutzer für die DATEVconnect Schnittstelle festgelegt. Dieser Benutzer kann dann von Drittanbietern verwendet werden, um die Daten von Ihrem DATEV Server zu lesen - natürlich nur in dem Umfang, in dem Sie es erlauben. Somit haben Sie die volle Kontrolle und können die DATEVconnect Schnittstelle DSGVO-konform einsetzen.
Nun noch einmal ein Schaubild von der DATEVconnect Schnittstelle sowie der Debitorcloud, damit Sie sehen können, wie sich die Schnittstelle verhält und in das Gesamtsystem eingebettet ist.
Was ist notwendig, um DATEVconnect erfolgreich zu nutzen?
Folgende Schritte sind zur Aktivierung und Nutzung der DATEVconnect Schnittstelle notwendig. Mein Tipp: Lassen Sie diese Schritte von Ihrem DATEV-Systembetreuer durchführen.
Lizenzen prüfen
Die DATEVconnect Schnittstelle ist zwar kostenfrei (Stand Januar 2018, Österreich), aber häufig fehlen einem trotzdem die Lizenzen zur Nutzung. Damit kann man die Schnittstelle zwar aktivieren, aber beim Versuch der Nutzung erhalten Sie die Fehlermeldung "License for DATEVconnect not present". Am besten klären Sie vor der Einrichtung mit der DATEV ab, ob Sie die Lizenz für DATEVconnect besitzen (einfach kurz dort anrufen). Für diejenigen, die die Sachen bei DATEV im Onlineshop beziehen, hier der Link: https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/datevconnect/Wichtig: Es sind mittlerweile mehrere Lizenzen zur einwandfreien Nutzung notwendig. Nachdem die Rechte aktualisiert wurden, rufen Sie die Rechte bitte erneut am Lizenz Manager ab. Dazu gibt es bei der DATEV ein Infodokument (http://www.datev.de/lexinform-infodb/1035583\.
Installation prüfen
Wie bereits erwähnt, ist die DATEVconnect Schnittstelle grundsätzlich automatisch mit installiert. Jedoch gibt es Konstellationen, in denen das nicht der Fall ist. Prüfen Sie daher im Installationsmanager zunächst, ob die DATEVconnect Schnittstelle installiert ist. Öffnen Sie dazu den Installationsmanager; es sollte direkt eine Liste der installierten Software erscheinen. Hier einfach kurz nachprüfen, ob DATEVconnect als "installiert" aufgeführt ist.
Wichtig: An dem Rechner/Server, an dem Sie DATEVconnect installieren und aktivieren möchten, ist eine vollständige Installation des DATEV Arbeitsplatzes sowie des DATEV Rechnungswesens notwendig.
Benutzer einrichten
Um die Schnittstelle sinnvoll und sicher zu verwenden, empfehlen wir, für DATEVconnect einen eigenen Benutzer einzurichten. Dabei ist wichtig, dass Sie einen Windows Domänenbenutzer einrichten. Der muss dann mit dem DATEV Rechnungswesen verknüpft werden (http://www.datev.de/lexinform-infodb/9203363\). Danach können Sie über die Nuko bzw. die neue Rechteverwaltung den Nutzer - wie jeden anderen Nutzer auch - einschränken. Es sollte unter "Rechnungswesen" jedenfalls der "DATEVconnect" Service freigegeben werden. Danach können die Mandanten ebenso eingeschränkt werden.
Wichtig: Gemäß der DSGVO 2018 sollten Sie dem DATEVconnect Benutzer nur die Freigaben bezüglich der Mandantendaten geben, die der DATEVconnect Benutzer für die Ausführung des gewünschten Service benötigt.
Aktivieren der DATEVconnect Schnittstelle
Nun kommt der Teil, der von der DATEV eG in einem Infodokument beschrieben wird: Das Aktivieren der DATEVconnect Schnittstelle selber. Dazu folgen Sie einfach folgender Anleitung: http://www.datev.de/lexinform-infodb/1000736
Nachdem Sie die Schritte aus dem Infodokument durchgeführt haben, können Sie DATEVconnect lokal an Ihrem DATEV Server sowie im eigenen Netzwerk verwenden. Nun möchten Sie aber, dass die Debitorcloud darauf zugreifen kann. Das kommt im folgenden Schritt.
Firewall Freigabe für DATEVconnect
Damit die Debitorcloud auf DATEVconnect zugreifen kann, ist eine Freigabe auf der Firewall notwendig - das sogenannte NAT. Dieser Schritt ist leider abhängig von ihrer Firewall bzw. dem Router, den Sie verwenden.
Sie müssen sämtlichen Netzwerkverkehr, der auf Ihrer externen, öffentlichen IPv4 auf Port 58452 eingeht, auf die lokale IP-Adresse Ihres DATEV Servers auf Port 58452 weiterleiten.
Nun sind Sie für die Registrierung bei der Debitorcloud bereit.